たとえるなら
部活の「引き継ぎノート」です。先輩が「大会前はこの手続きを忘れがち」「この道具はここで安く買える」と書き残してくれていれば、後輩は同じ失敗や回り道をせずに済みます。それを職場でやるのがナレッジ共有です。
もう少しくわしく
ナレッジ(knowledge)は英語で「知識」ですが、職場では単なる知識ではなく、チームで共有する価値のある知識やノウハウを指します。エラーの対処法、設定の手順、お客さまとのやりとりで学んだこと——個人の頭の中にしまわれがちな経験を、文章にして誰でも読める場所に残したものがナレッジです。
ナレッジ共有が重視されるのは、「その人しかわからない」状態(属人化と呼ばれます)を防ぐためです。担当者が休んだり辞めたりした途端に誰も対応できなくなるのは、チームにとって大きなリスクです。また、同じ調査を別の人が繰り返すのは時間のむだなので、一度調べたことを記録しておけばチーム全体の時間の節約になります。
ナレッジをためる場所として、社内wiki(みんなで編集できる文書サイト)やナレッジベースと呼ばれる専用ツールを使う会社が多くあります。「ナレッジ化しておいて」と言われたら、頭の中や個人のメモにある情報を、チームの決まった場所に清書して残して、という依頼だと理解しましょう。
現場での使われ方
「このエラーの対処法、ナレッジに残しておいて」
せっかく解決した方法を自分だけの経験で終わらせず、次に同じ問題に出会った人が読めるよう記録して、という依頼です。
「まず社内のナレッジを検索してみて」
誰かに質問する前に、過去の記録に同じ問題の答えがないか探してみて、という新人がよく受けるアドバイスです。
よくある質問
ナレッジとマニュアルの違いは何ですか?
マニュアルは正式な手順書として整えられた文書、ナレッジはもっと幅広く、経験から得たコツや対処法の記録全般を指します。ナレッジとして蓄積された情報が、あとで整理されてマニュアルになることもあります。